Qaisa - Notes and Guides

Salam... Baru2 ni saya dijemput untk menjadi konsultan bagi menyiapkan submodule stor. soalan yang ditanya adalah "mengapa submodule store perlu checking budget?" semua module perlu check budget kerana module budget adalah budget asas yang perlu ada. kaitan submodule store dengan module lain. beli barang (module perolehan / module budget)

Setelah berpenat-penat memikirkan pasal dokumen integration, akhirnya dokumen itu telah berjaya disiapkan. Dokumen integration yang disiapkan adalah: Integration Finance dengan Student billing Integration Finance dengan Payroll System Integration Finance dengan e-claim (staff portal) Integration yang penting adalah data yang perlu dihantar/diterima oleh sistem yang lain. Jika design yang dilakarkan adalah salah, menjadikan integration gagal dilaksanakan. Pada dasarnya, orang yang memainkan peranan adalah sistem analyst. Beliau yang perlu tahu penggunaan/db yang digunakan oleh kedua-dua belah pihak. Penghantaran/penerimaan data juga perlu diambil kira bagi memastikan data tersebut boleh digunapakai. --- sharing is caring ---

Setelah siap perbincangan mengenai proses pembelian (secara terus) dengan pengguna / user, hasil perbincangan telah ihasilkan. Hasil perbincangan ini juga perlu disahkan oleh pihak yang terlibat (pengguna perolahan, finance, Unit Aset). Selepas disahkan, pengguna dapat menyiapkan SOP unit dimana tally dengan sistem yang akan dibangunkan.

Ni adalah salah satu ERP Accounting System yang telah saya buat. Design ini terhasil daripada perbincangan antara saya (SA) dan juga user. Integration juga dimasukkan dalam design ini bertujuan untuk mengetahui peringkat integration yang perlu dibuat.

Booking sistem boleh dibahagikan kepada 2 iaitu: Booking sistem bagi peralatan – pinjaman computer, LCD, kereta Booking sistem bagi tempat – gymnasium, bilik mesyuarat Booking sistem adalah sistem yang disediakan bagi organisasi yang menyediakan pinjaman. Booking sistem adalah sistem yang paling menarik kerana sistem ini akan dikaitkan dengan jadual dan kalender.   Jika booking sistem melibatkan peralatan, maka booking sistem akan di integrasi dengan Sistem Asset

Jikalau ada program / barang / perkhidmatan yang disediakan dan pembayaran dibuat menggunakan e-commerce. Dan maklumat tersebut terus di integrasi dengan system Perkaunan. Ini adalah contoh epaymet yag telah saya buat dari segi interface. Epaymet ni boleh ditambah baik mengikut keperluan organisai. ePayment yag dibuat adalah: Seminar / Persidangan Jualan Buku Student fees Student Summons/fines Jualan Product

Jika subsidiaries/branch perlu di consolidate dengan data HQ dan mempunyai system yang berlainan, konsep integrasi adalah penting untuk mendapatkan maklumat yang tepat. Consolidate/branch mempunyai bank account yang berbeza dan perlu di consolidate dengan HQ.  

Pelbagai modul boleh di integrasi daripada system Perakaunan, contohnya adalah modul pembayaran. Apabila staff membuat permohonan pembayaran, semua status pembayaran boleh dilihat dalam Staff Portal.  

Modul e-claim adalah modul yang diletakkan pada Sistem Staff yang dintegrasi dengan system Perakaunan sekaligus dapat di integrasi kepada Portal Staff.  

Kebiasaannya transfer aset/pemindahan aset hanya melibatkan penempatan sahaja. Tetapi ada juga pemindahan yang berlaku termasuk dalam buku ledger sekali. Ini juga boleh dimasukkan sebagai transfer aset daripada HQ kepada branch yang melibatkan system perakaunan. 

Sistem Perolehan telah di integrasi dengan Sistem Stock Control iaitu selepas pembelian diterima, maklumat tersebut akan di ambil daripada system perolehan untuk di hantar kepada system stock control. Semua maklumat daripada Pesanan Belian akan dihantar terus kepada system stock control dengan maklumat yang tepat. Staff akan memohon barang-barang pejabat menggunakan staff portal dengan maklumat baki terkini yang tepat sama seperti yang terdapat dalam system stock control/kad hijau.

Sistem Perolehan telah di integrasi dengan Sistem Aset iaitu selepas pembelian diterima, maklumat tersebut akan di ambil daripada sistem Perolehan untuk di hantar kepada sistem Aset sekaligus menjana no aset daripada sistem Aset berkenaan. Semua maklumat daripada Pesanan Belian akan dihantar terus kepada sistem Aset dengan maklumat yang tepat.

Sistem Aset telah di integrasi dengan sistem Perakaunan di mana maklumat susutnilai (depreciation) telah di masukkan ke dalam maklumat sistem Aset selepas susutnilai dilakukan dalam sistem Perakaunan. Selain daripada itu, maklumat disposal juga telah dimasukkan daripada sistem Aset kepada sistem Perakaunan atau sebaliknya.

Sistem Traffic (Sistem Keselamatan)dibangunkan bertujuan untuk menyimpan semua maklumat saman/denda yang telah dikeluarkan oleh pihak keselamatan kepada pelajar. Antara denda/saman yang dikeluarkan adalah saman lalulintas, menunggang melebihi had laju, tidak memakai topi keselamatan, kenderaan yang tidak mempunyai sticker serta parking di tempat letak kereta staff. Sistem Traffic (Sistem Keselamatan) ini telah di integrasi dengan sistem Pelajar bertujuan untuk menyekat mana-mana pelajar yang masih berhutang dalam Sistem Traffic (Sistem Keselamatan) untuk mendaftar pada semester baru atau menyekat pelajar tersebut mendaftar untuk majlis konvokesyen. Sistem Traffic (Sistem Keselamatan) ini juga di integrasi dengan Sistem Perakaunan iaitu submodule Penerimaan (Account Receivable). Selepas pembayaran denda dibuat, maklumat pembayaran terus di integrasi kepada Sistem Traffic dan juga sistem Pelajar.

Sistem ILMU mempunyai submodule PO dan invoice yang sering digunakan oleh pengguna. Tetapi submodule ini tidak di integrasi dengan sistem perakaunan atau system Perolehan. Dengan adanya integrasi ini, dapat mengawal submodule budget (sistem perakaunan) dan juga submodule pembayaran (sistem perakaunan).

Sistem ILMU adalah sistem perpustakaan yang digunakan di kebanyakan IPTA/IPTS. Sistem ILMU adalah sistem island yang menggunakan database dan aplikasi sendiri. Malah, sistem ILMU juga tidak di integrasi dengan sistem-sistem lain. Dengan inisiatif ini, saya telah mengintegrasi Sistem ILMU dengan sistem perakaunan dan juga sistem Student. Dengan adanya integrasi ini, sistem Pelajar dapat menyekat mana-mana pelajar yang masih berhutang dalam sistem ILMU untuk mendaftar pada semester baru atau menyekat pelajar tersebut daripada mendaftar untuk majlis konvokesyen.