Qaisa - Notes and Guides

As salam..... Sekarang semua orang perseorangan sibuk mengatakan mengenai GST. Tidak terkecuali bagi syarikat2 kecil dan sederhana.. Pengalaman menghadiri sesi taklimat GST. Ada yg orang yang salah paham bila mendengar, ada orang yg salah bila menyampaikan. Tunggu untuk pelaksanaan GST.

Salam semua, Haritu, saya telah diberi tugasan untuk buat data migration post graduate. Saya telah membetulkan data tersebut berdasarkan complain pengguna apabila mereka dapati report yang dijana adalah salah. Setelah semakan dilakukan, ada maklumat yang perlu dimasukkan bagi menjana maklumat yang betul. Saya terpaksa mengemaskini maklumat tersebut secara detail supaya maklumat tersebut benar dan memenuhi kehendak. Selepas kejadian itu, saya mendapat aduan sekali lagi bahawa maklumat yang dimasukkan juga bermasalah. Kerana masalah ini terjadi berulang kali, saya memohon pihak yang bertanggungjawab menjawab soalan ini. Semakan keatas design database, maklumat tersebut bukanlah maklumat yang penting (not mandatory & not foreign key). Tetapi maklumat tersebut diperlukan bagi menjana report dan proses yang lain. Dan pihak yang bertanggungjawab ke atas sistem ini juga tidak aware kepada semua maklumat yang perlu disimpan dengan alasan, pemprosesan dalam sistem ini tidak ada stan...

Salam.... Semasa penilaian penender dilakukan, banyak perkara yang kita terlepas pandang, termasuklah saya. Bagi kita, penilaian penender hanya melibatkan maklumat yang dinyatakan sahaja. Penilaian yang sering dilakukan: Harga Modal syarikat Projek yang telah dilakukan Presentation produk (jika berkaitan) Perkara yang kita lupa adalah: Melawat projek yang telah berjaya (reference site). Semasa lawatan rujukan inilah, kita boleh tahu dan nilai samada projek yang dinyatakan adalah projek yang berjaya atau tidak. Kita juga boleh tahu, kepuasan pelanggan penender bagi projek yang terdahulu. Selain daripada kepuasan pelanggan, kita juga boleh memohon pelanggan terdahulu melihat projek tersebut secara dekat. Kerana kelemahan tersebut, projek yang sedang dijalankan menjadi lambat. Ketidakpuasan hati pengguna juga terpaksa dipendam akibat kecuaian pemilihan penender.  Diharap, selepas ini, penilaian lebih teliti perlu dilakukan.

Vendor pada mulanya tidak mahu mengaku salah, menuding jari kepada user. PM beranggapan denan internal meeting yg telah diadakan cukup untuk memantau perjalanan projek. Menyalahkan user dengan beranggapan semua user tidak memahami proses kerja mereka. Setelah didesak beberapa kali dengan bukti yg kukuh, barulah PM mengaku kelemahan mereka. Sungguh memalukan, walhal mereka selalu canang pada semua orang yang mereka telah berjaya menyiapkan projek yang besar2. Perkara remeh macam tu pun tidak boleh ditangani dengan profesional. Secara kesimpulannya, vendor ini bekerja tidak profesional, menuding jari ke arah orang lain untuk menutup kelemahan diri sendiri. Sungguh memalukan. Apabila melakukan penilaian, perlulah dinilai dari semua bukti, jangan hanya gah yang di dengar. --- sharing is caring ---

Setelah meneliti semua module dokumen, saya dapati QA BPA Doc tidak dilakukan oleh vendor. Itulah kelemahan vendor dalam menjalankan tugas mereka. Dengan kelemahan vendor juga menyebabkan kelewatan menyerahkan dokumen untuk semakan. Apa kelemahan jika QA dokumen tidak dilakukan: 1. Format setiap module berbeza mengikut pengarang 2. Konsistensi ayat bagi setiap module tidak selaras 3. Indent dan format tidak diselaraskan dengan betul Masa yang diambil untuk membetulkan dokumen tersebut telah menganggu jadual perjalanan sistem. Oleh itu, pihak vendor tidak boleh mengambil lewa dalam semua proses pembangunan sistem yang sedang dijalankan. --- sharing is caring ---

Selepas BPA document telah di sign off, langkah berikutnya adalah menyiapkan gap analysis document. GAP analysis dokumen amat penting kerana dapat menilai sejauh mana perbezaan sistem sedia ada dengan kehendak pengguna. Dokumen ini tidak melibatkan pengguna, dan pihak yang terlibat adalah pihak vendor dan juga IT department. Disini dapat menilai sejauh mana vendor memahami maklumat pengguna yang telah diterangkan. Dan daripada dokumen ini, akan diteruskan kepada dokumen teknikal. Pengolaan ayat dan penggunaan ayat dalam dokumen ini lebih kepada perkataan teknikal dan lebih cenderung kepada teknikal documen. --- sharing is caring ---

Salam Saya diberi tugas untuk migrate data student ke dalam sistem perakaunan. Tugas ini saya terima dengan bersungguh-sungguh. Jauh di sudut hati tertanya2 mengapa tugas ini diserahkan kepada saya bukan kepada pihak yang bertanggungjawab mengawal selia sistem kewangan pelajar. Pihak kewangan ingin migrate semua maklumat data termasuk ageing dan yang dah knockoff dengan alasan mudah untuk menyemak kembali data history pelajar berkenaan. Setelah kerja2 migration siap dilakukan, saya memohon pihak kewangan untuk mengesahkan data tersebut. Pihak kewangan mengesahkan data2 tersebut dengan mengambilkira data random. Setelah agak lama, mereka dapati ageing yang dijana tidak betul. Saya terpaksa membetulkan hampir kesemua data yang telah dimigrate sebelum ini. Perkara seperti ini sering berlaku dimana vendor yang melakukan tugas2 ini kadangkala terlepas pandang. Masalah wujud dikemudian hari menyebabkan ramai yang menuding jari kepada pengguna dengan alasan mereka tidak menyemak data/m...

Salam... Perbincangan dalam module Account Payable mengambil masa 10 hari. Module AP memerlukan penelitian yang tinggi supaya tidak ada tertinggal perkara2 yang penting. Tetapi, masalah dengan modul lain mula wujud bila ada maklumat/proses yang tidak dimasukkan semasa proses awal. Boleh di kategorikan banyak integrasi dengan modul lain dan sistem lain. Modul ini adalah nadi bagi sistem perakaunan. Laporan yang tepat dapat dihasilkan jika maklumat yang jitu dimasukkan disini. Pengolaan permintaan sehingga pelaksaan modul ini menunjukkan betapa pentingnya modul ini. --- sharing is caring ---

Salam.... Walaupun Purchase Order (PO) adalah modul yang senang kerana rentetan daripada modul PR, tetapi dengan kerenah user menjadikan sesi modul ini mengambil masa 3 hari untuk menyiapkannya. Semasa menyiapkan modul ini disiapkan, user banyak overlook (terlepas pandang) daripada pelbagai sudut. Kesannya, ada beberapa senario yang tidak dibincangkan secara mendalam. --- sharing is caring ---

Alhamdulillah... Dalam tempoh 2 hari, siap akhirnya BPA Review untuk module Purchase Requisition (PR). Masalah yang sering berlaku dan berlaku pada module ini adalah komitment daripada pihak user. Key roles user tidak join sesi ini. Only me yang membuat keputusan dan mencadangkan process flow yang terbaik pada department mereka. itulah masalah yang sering berlaku sesi requirement jika user tidak memberikan kerjasama yang baik. Pelbagai kemungkinan boleh berlaku jika masalah ini tidak dibendung diantaranya adalah user tidak akan bersetuju dengan BPA yang telah siap, semasa implementation ada perkara yang tidak diambil kira, user mohon change request yang banyak semasa proses implementation. Cara yang terbaik untuk menangani masalah seperti ini adalah, berharap user mengikut sahaja keputusan yang telah dibuat kerena masalah yang muncul berpunca daripada kesalahan mereka sendiri --- sharing is caring ---

Selepas 3 hari berhempas pulas menyiapkan fixed asset module ini, akhirnya module ni berjaya disiapkan dengan bantuan maklumat pihak user, pengolahan oleh pihak vendor dan semakan oleh saya. Module ini amat mudah jika dipandang secara terus, tetapi user telah menjadikan module ini sukar untuk ditafsirkan. Antara submodule yang disemak adalah: 1. Fixed Asset registration - GRN 2. Manual Registration through Asset Registration 3. Registration through Journal 4. Cost Acquisition adjustment 5. Depreciation / Ammortization 6. Depreciation adjustment 7. Asset transfer - accounting Semua submodule yang dibincangkan mengambil kira semua kemungkinan senario yang bakal berlaku  . --- sharing is caring ---

Alhamdulillah Akhirnya siap review untuk budget module. Kefahaman dan penelitian amat penting bagi menyiapkan sesebuah BPA. Untuk permulaan yang baik, pengertian, permintaan dan kefahaman daripada pihak user amatlah penting sebagai input kepada pihak vendor . Walaupun masa yang diambil terlalu lama, dan sesi ini lebih kepada user requirement session, tetapi kepuasan pelanggan daripada sesi ini bagi menyiapkan module ini amat penting. Subdmodule yang diambil kira semasa sesi Budget Module: 1. Budget Planning / Preparation 2. Budget Monitoring / Virement / Additional 3. Budget Forecasting --- sharing is caring ---

Alhamdulillah, akhirnya review telah dibuat. Budget module meliputi: Budget Planning / Preparation Budget Monitoring Budget Forecasting Tetapi hanya siap 2 submodule sahaja. Masa yang diambil untuk menyiapkan review ini 2 hari. Dapat disimpulkan bahawa 1 submodule = 1 hari. Lama kan, itu maknanya user requirement amat penting untuk memenuhi keperluan kedua-dua belah pihak. --- sharing is caring ---

Alhamdulillah….telah selesai review inventory management. Module yang paling asas dan penting dalam pembangunan system ini. Walaupun module ini Nampak mudah dan senang, tetapi kesannya boleh dilihat dalam module2 lain, inter related module. Siap module yang pertama.... --- sharing is caring ---

Vendor telah menjalakan tugas mereka untuk menyiapkan BPA documentation mengikut timeline yang dberikan. Tetapi format BPA berbeza2 mengikut penulis BPA. Saya mengambil keputusan untuk menyediakan BPA template yang perlu diguna pakai oleh semua author. Keputusan ini dipersetujui oleh kesemua pihak. --- sharing is caring ---

Salam... Baru2 ni saya dijemput untk menjadi konsultan bagi menyiapkan submodule stor. soalan yang ditanya adalah "mengapa submodule store perlu checking budget?" semua module perlu check budget kerana module budget adalah budget asas yang perlu ada. kaitan submodule store dengan module lain. beli barang (module perolehan / module budget)

Setelah berpenat-penat memikirkan pasal dokumen integration, akhirnya dokumen itu telah berjaya disiapkan. Dokumen integration yang disiapkan adalah: Integration Finance dengan Student billing Integration Finance dengan Payroll System Integration Finance dengan e-claim (staff portal) Integration yang penting adalah data yang perlu dihantar/diterima oleh sistem yang lain. Jika design yang dilakarkan adalah salah, menjadikan integration gagal dilaksanakan. Pada dasarnya, orang yang memainkan peranan adalah sistem analyst. Beliau yang perlu tahu penggunaan/db yang digunakan oleh kedua-dua belah pihak. Penghantaran/penerimaan data juga perlu diambil kira bagi memastikan data tersebut boleh digunapakai. --- sharing is caring ---

Hi, Salah satu step yang kritikal adalah untuk menyiapkan data migration. Nampak mudah dan senang disebut, tetapi implikasi yang besar akan berlaku dalam sistem baru yang sedang dibina. Apa yang berlaku sekarang adalah menyiapkan data vendor profile yang akan di migrate ke dalam sistem yang baru. Senario: 1. Setiap cawangan mempunyai vendor profile mereka yang tersendiri (setiap sistem cawangan adalah sistem sendiri/island sistem) 2. kemungkinan setiap cawangan akan berkongsi vendor yang sama Cara penyelesaian (yang dicadangkan) 1. Combine semua data vendor profile daripada semua cawangan, then migrate ke dalam sistem yang baru. Kemungkinan masalah yang berlaku: 1. Setaip vendor akan mempunyai creditor statement mereka. 2. Kod creditor setiap kampus adalah berlainan.  3. Jika semua vendor profile yang sama disatukan, perlu ada indicator bagi menyimpan vendor code yang lama bagi memudahkan carian dibuat.   Oleh yang demikian, system developer perlu mempunyai ...

Hi, Dah masuk 3 minggu user requirement. Submodule yang dapat dibuat hanya 4/6 sahaja. Letih juga sesi ini. Dengan kehendak dan keperluan sistem dan juga business process. Submodule yang telah selesai dibincangkan: Budget Procurement Account Payable with PO / without PO Account Receivable

Hi, Hari ini adalah hari pertama sesi User Requirement BPA bagi submodule Budget. Banyak perkara yang perlu dibincangkan untuk mendapatkan keputusan yang jitu. Memang la semua manual proses perlu di automate kan tetapi persoalan kini adalah mampu ke sistem yang hendak dibangunkan ini mengikut proses kerja manual sekarang. Kadang2 keputusan perubahan cara kerja perlu dilakukan dengan segera supaya keputusan ini dapat dilakukan dengan segera. Walaubagaimanapun, proses kerja untuk submodule Procurement juga disentuh. Proses ini berkait dengan submodule Budget.