Qaisa - Notes and Guides

Jika subsidiaries/branch perlu di consolidate dengan data HQ dan mempunyai system yang berlainan, konsep integrasi adalah penting untuk mendapatkan maklumat yang tepat. Consolidate/branch mempunyai bank account yang berbeza dan perlu di consolidate dengan HQ.  

Pelbagai modul boleh di integrasi daripada system Perakaunan, contohnya adalah modul pembayaran. Apabila staff membuat permohonan pembayaran, semua status pembayaran boleh dilihat dalam Staff Portal.  

Modul e-claim adalah modul yang diletakkan pada Sistem Staff yang dintegrasi dengan system Perakaunan sekaligus dapat di integrasi kepada Portal Staff.  

Apabila sesebuah organisasi yang mempunyai cawangan (iaitu cawangan yang lebih daripada 1) dan cawangan tersebut mempunyai transaksi perakaunan yang tersendiri, konsep recoupment adalah konsep yang sesuai. Jika cawangan tersebut tidak mempunyai transaksi perakaunan yang tersendiri, konsep panjar wang runcit adalah konsep yang sesuai.  

Kebiasaannya transfer aset/pemindahan aset hanya melibatkan penempatan sahaja. Tetapi ada juga pemindahan yang berlaku termasuk dalam buku ledger sekali. Ini juga boleh dimasukkan sebagai transfer aset daripada HQ kepada branch yang melibatkan system perakaunan. 

Sistem Perolehan telah di integrasi dengan Sistem Stock Control iaitu selepas pembelian diterima, maklumat tersebut akan di ambil daripada system perolehan untuk di hantar kepada system stock control. Semua maklumat daripada Pesanan Belian akan dihantar terus kepada system stock control dengan maklumat yang tepat. Staff akan memohon barang-barang pejabat menggunakan staff portal dengan maklumat baki terkini yang tepat sama seperti yang terdapat dalam system stock control/kad hijau.

Sistem Perolehan telah di integrasi dengan Sistem Aset iaitu selepas pembelian diterima, maklumat tersebut akan di ambil daripada sistem Perolehan untuk di hantar kepada sistem Aset sekaligus menjana no aset daripada sistem Aset berkenaan. Semua maklumat daripada Pesanan Belian akan dihantar terus kepada sistem Aset dengan maklumat yang tepat.

Sistem Aset telah di integrasi dengan sistem Perakaunan di mana maklumat susutnilai (depreciation) telah di masukkan ke dalam maklumat sistem Aset selepas susutnilai dilakukan dalam sistem Perakaunan. Selain daripada itu, maklumat disposal juga telah dimasukkan daripada sistem Aset kepada sistem Perakaunan atau sebaliknya.

Sistem Traffic (Sistem Keselamatan)dibangunkan bertujuan untuk menyimpan semua maklumat saman/denda yang telah dikeluarkan oleh pihak keselamatan kepada pelajar. Antara denda/saman yang dikeluarkan adalah saman lalulintas, menunggang melebihi had laju, tidak memakai topi keselamatan, kenderaan yang tidak mempunyai sticker serta parking di tempat letak kereta staff. Sistem Traffic (Sistem Keselamatan) ini telah di integrasi dengan sistem Pelajar bertujuan untuk menyekat mana-mana pelajar yang masih berhutang dalam Sistem Traffic (Sistem Keselamatan) untuk mendaftar pada semester baru atau menyekat pelajar tersebut mendaftar untuk majlis konvokesyen. Sistem Traffic (Sistem Keselamatan) ini juga di integrasi dengan Sistem Perakaunan iaitu submodule Penerimaan (Account Receivable). Selepas pembayaran denda dibuat, maklumat pembayaran terus di integrasi kepada Sistem Traffic dan juga sistem Pelajar.

Sistem ILMU mempunyai submodule PO dan invoice yang sering digunakan oleh pengguna. Tetapi submodule ini tidak di integrasi dengan sistem perakaunan atau system Perolehan. Dengan adanya integrasi ini, dapat mengawal submodule budget (sistem perakaunan) dan juga submodule pembayaran (sistem perakaunan).

Sistem ILMU adalah sistem perpustakaan yang digunakan di kebanyakan IPTA/IPTS. Sistem ILMU adalah sistem island yang menggunakan database dan aplikasi sendiri. Malah, sistem ILMU juga tidak di integrasi dengan sistem-sistem lain. Dengan inisiatif ini, saya telah mengintegrasi Sistem ILMU dengan sistem perakaunan dan juga sistem Student. Dengan adanya integrasi ini, sistem Pelajar dapat menyekat mana-mana pelajar yang masih berhutang dalam sistem ILMU untuk mendaftar pada semester baru atau menyekat pelajar tersebut daripada mendaftar untuk majlis konvokesyen.

Kebiasaannya vendor/developer hanya akan melakukan UAT selepas pembangunan sistem siap sepenuhnya. Tetapi, risiko yang selalu wujud semasa sesi uat adalah bug/error yang terlalu banyak walapun developer telah membuat beberapa pengujian sebelum sesi tersebut.  Pre-UAT adalah langkah awal yang boleh dilakukan bagi mengurangkan kewujudan bug ini. Pre-UAT ini perlu dilakukan oleh user dimana user tersebut terdiri daripada orang yang kursng mahir dengan sistem ini.

Dokumen teknikal perlu diserahkan selepas fasa pembangunan sistem. Dokumen ini adalah dokumen daripada vendor/developer kepada user/pengguna. Antara dokumen teknikal yang perlu ada adalah: Table description ERD / DFD Flow chart / process flow

Antara kesilapan kecil yang sering dilakukan oleh software in-house adalah: Kelemahan dokumentasi user requirement / gap analysis Technical design yang ambiguous – iaitu design yang tidak lengkap/samar-samar Tidak melakukan pre-uat @ UAT ulangan bagi module yang tidak berjaya QA tidak dilakukan secara menyeluruh Test script yang disediakan hanya untuk normal proses, tidak termasuk pengecualian/penambahan proses

Qaisa Consultant & Training (002036039-M) ditubuhkan bermatlamat menyediakan khidmat consultant dan latihan kepada individu, jabatan dan organisasi dalam bidang perakaunan, it dan sistem Pihak syarikat juga mempunyai kakitangan yang mahir dan berpengalaman luas dalam bidang perkaunan dan It serta integrasi sistem. Kami juga membantu pihak jabatan @ organisasi meningkatkan proses kerja serta menterjemah proses kerja tersembunyi kepada nyata. Pihak syarikat berharap dapat memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada yang berminat @ memerlukan.